Un buen sistema de gestión de existencias debe encontrar el equilibrio entre la reducción de costes de almacenamiento y asegurar que contamos en todo momento con stock suficiente para responder a las necesidades del negocio.

Entendemos por existencias o, en inglés, stock, el conjunto de bienes y mercancías que tenemos para ser utilizados en el proceso productivo. Incluye mercancías o materias primas que transformaremos para obtener otros productos (harina para hacer pan); componentes para incorporar al proceso productivo (tornillos para un coche); o productos terminados ya listos para vender al cliente final (cuadernos en una papelería).

Se trata de activos circulantes que se utilizan en el proceso productivo, ya sea como materias primas, productos semiterminados o productos terminados listos para la venta.

La implicación financiera de las existencias

Desde que destino 1€ a la adquisición de materias primas hasta que lo recupero con la venta del producto final, pasará todo el ciclo de explotación por lo que conocemos por el periodo medio de maduración económico.

Esto supone para la empresa una inmovilización de recursos ya que el importe invertido no se recuperará hasta que estos activos no se incorporen plenamente al proceso productivo y se vendan al cliente.

Es decir, las existencias implican unos costes financieros para la empresa porque generan una necesidad de financiación o necesidades operativas de fondos, NOF.

Pero, además de esta inmovilización de recursos, las existencias o stocks generan una serie de costes de almacenamiento, mantenimiento, etc. Que a nivel operativo toda empresa querrá reducir al máximo.

Por último, nos encontramos con un importante coste por deterioro y desperdicio cuando nos encontramos con productos perecederos o con stocks muertos: ya sea porque el producto se estropea o porque no le podemos dar salida cuando el mercado ya no los quiere, tendremos que desechar estas mercancías.

Por otro lado, si una empresa se queda sin existencias suficientes en almacén se produciría una rotura de stock que puede paralizar el proceso productivo o el de venta.

Esto ocurriría, por ejemplo, si una fábrica de muebles se quedase sin madera: no podrá producir más hasta que reciba un nuevo cargamento de materia prima. Igualmente, si un cliente se acerca pidiendo un producto específico pero no está disponible, se marchará de la tienda y probablemente la empresa perderá esa venta.

El nivel de stocks óptimo

Una de las claves de este análisis está precisamente en encontrar el nivel óptimo de existencias para cada negocio. Para ello, deberemos hacer un análisis específico de todo el proceso comercial, operativo y logístico de la empresa.

El tipo y naturaleza de la demanda de la empresa

Ya hemos hablado en anteriores ocasiones del impacto que tiene en un negocio la estacionalidad de la demanda de un bien o servicio.

Una empresa de confección de abrigos tendrá su pico de demanda en los meses de otoño e invierno. Para estos meses tendrá que ser capaz de asegurar stocks suficientes y adecuados de productos terminados: si se queda sin existencias perderá venta, pero si tiene stocks sobrantes tendrá un excedente de productos terminados que difícilmente tendrán salida en la siguiente temporada si no es con descuentos adicionales.

La estacionalidad de la demanda no es el único factor que afecta a nuestra gestión de existencias. También otros factores como la existencia de productos sustitutivos o complementarios será decisiva.

Por ejemplo, una papelería deberá contar con cantidad suficiente de cuadernos en almacén para los primeros días de septiembre. Pero también de otros productos complementarios que suelen comprarse conjuntamente (alentados, además, por el efecto “volver a estrenar” de inicio de curso): mochilas, estuches, bolígrafos, rotuladores, etc.

El proceso productivo

La duración y organización del ciclo productivo es fundamental a la hora de diseñar y definir el proceso de gestión de stocks de una empresa. Es por esto que suele ser responsabilidad del área operativa de un negocio definir el nivel de stock necesario de cada activo para asegurar la continuidad del ciclo productivo.

Supongamos que tenemos una empresa de muebles y que para fabricar una mesa de madera necesitamos cortar la madera, lijarla, clavar y atornillar, lacar, pintar y barnizar. Cada una de estas fases tendrá unos tiempos y materiales asociados.

En nuestro almacén deberemos tener la madera disponible para el momento en el que la vayamos a necesitar. También necesitaremos los clavos, los tornillos, la pintura y el barniz. Sin embargo, no es necesario tener disponibles todos los materiales en todo momento: el barniz no es necesario cuando estamos aún en la fase inicial de serrado de la madera. Además deberemos definir exactamente la cantidad que necesitaremos tener disponible para cada fase, porque no necesitaremos la misma cantidad de madera que de pintura.

Deberemos garantizar que disponemos de las existencias cuando, donde y en la cantidad en que se necesitan. Ni más ni menos.

Por tanto, el diseño y la organización del proceso productivo serán claves en la gestión de nuestras existencias.

Por último, la propia naturaleza de los activos afectará a nuestra gestión de stocks. Así, el bote de pintura, una vez abierto, durará un tiempo determinado antes de perder sus propiedades de liquidez o color.

Un bar con existencias perecederas no podrá tener altos niveles de stocks bajo riesgo de perder toda la mercancía si no le da salida. Por el contrario, una empresa que fabrique tornillos no tendrá este problema con su materia prima principal.

El proceso logístico

Si fabrico mesas, puedo optar por adquirir madera a la empresa distribuidora de mi localidad o puedo traer madera de la India. Una y otra materia prima tienen distintas características físicas, distintas especificidades… y distintos sistemas logísticos.

Si decido traer madera de la India, debo contar no solo con mayores gastos de logística sino también con mayores plazos de reparto. Puede que el plazo de entrega en este caso tarde meses, por lo que necesitaré anticiparme mucho a la hora de hacer los pedidos. Ahora bien, si esto es así, mi flexibilidad frente a cambios en el mercado es escasa.

Si tengo un éxito enorme y tengo más demanda de la esperada, pronto me quedaré sin stock de materia prima (rotura de stock). Sin la madera necesaria, tendré que paralizar el proceso productivo hasta que pueda hacer un nuevo pedido y éste llegue a mis instalaciones. Por el contrario, si fallase a la baja en mis estimaciones iniciales, podría quedarme con el almacén lleno de madera o de estupendas mesas que no consigo colocar.

Es importante también analizar el proceso de encargo del bien que necesitamos. Porque en ciertas ocasiones tendremos altos costes de pedido (por ejemplo, cuando tenemos un coste fijo mínimo por pedido) que me obligan a hacer grandes encargos de una misma vez. En este caso, la capacidad de almacenamiento y el sistema de gestión de existencias deberá adaptarse a esta circunstancia.

La importancia de la gestión de existencias

En resumen, es fundamental en todo negocio entender la naturaleza de los activos y bienes que necesita para su actividad básica. Sin estos bienes el ciclo productivo se paralizaría, pero un exceso de ellos supone un incremento de costes, tanto financieros como operativos.

Encontrar el equilibrio entre ambos extremos será la clave para una óptima gestión de las existencias de la empresa.